近年來(lái)中國(guó)保險(xiǎn)業(yè)快速發(fā)展，中國(guó)將成為全球*重要的保險(xiǎn)市場(chǎng)之一。隨之，各類(lèi)型紙質(zhì)檔案大量增加，業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)檔案信息的需求也在急劇攀升。保險(xiǎn)行業(yè)已經(jīng)成為檔案信息化工程中的一個(gè)重要門(mén)類(lèi)。
國(guó)家檔案局與中國(guó)人民保險(xiǎn)公司印發(fā)的《中國(guó)人民保險(xiǎn)公司檔案管理辦法》、保監(jiān)會(huì)下發(fā)的《人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》及保監(jiān)發(fā)（2007）28號(hào)文件均對(duì)保險(xiǎn)行業(yè)的業(yè)務(wù)檔案管理工作有明確規(guī)定和考量標(biāo)準(zhǔn)，并強(qiáng)令加強(qiáng)執(zhí)行信息化管理。中國(guó)人壽、中國(guó)平安、新華保險(xiǎn)、友邦、信誠(chéng)人壽等保險(xiǎn)公司率先也采用了電子檔案管理技術(shù)，因與傳統(tǒng)的紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案相比，電子檔案具有管理成本低、利用便捷及支持多人同時(shí)在線(xiàn)查閱等優(yōu)點(diǎn)，現(xiàn)今電子檔案技術(shù)得到大力推廣并已經(jīng)成為檔案管理的主要模式。
我公司在保險(xiǎn)行業(yè)的調(diào)研報(bào)告中總結(jié)，北京地區(qū)保險(xiǎn)公司檔案管理工作中普遍存在如下問(wèn)題：
1. 檔案管理分散，沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，加之檔案管理人員對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺，造成總公司檔案管理難度大；
2. 檔案利用安全性差，例如紙質(zhì)檔案無(wú)人保管長(zhǎng)期利用；
3. 歷史檔案管理沒(méi)有到達(dá)到國(guó)家檔案局和保監(jiān)會(huì)的要求；
4. 紙質(zhì)檔案檔案利用效率低，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不達(dá)標(biāo)；
5. 紙質(zhì)檔案沒(méi)有及時(shí)銷(xiāo)毀，造成庫(kù)房的積壓，提高管理成本；
6. 人工操作易導(dǎo)致檔案著錄信息不準(zhǔn)確。
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針對(duì)以上所存在的主要問(wèn)題，我公司結(jié)合各保險(xiǎn)公司檔案管理的實(shí)際需求，自主研發(fā)了檔案管理系統(tǒng)和檔案數(shù)字化加工解決方案，亮點(diǎn)如下：
一、檔案系統(tǒng)解決方案：
①統(tǒng)一規(guī)范管理：為用戶(hù)單位量身設(shè)計(jì)完整的檔案管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)總公司對(duì)所有分支機(jī)構(gòu)集中式的管理；同時(shí)，從檔案的整理、歸檔、保管到利用，系統(tǒng)設(shè)計(jì)可以引導(dǎo)各級(jí)部門(mén)檔案人員規(guī)范化操作，簡(jiǎn)單快捷。
②檔案利用安全性得以提高：可實(shí)現(xiàn)檔案管理權(quán)限的控制，保存借閱、打印、檔案系統(tǒng)登陸等詳細(xì)操作日志，且電子檔案不允許拷屏；
③解決歷史檔案難題：對(duì)用戶(hù)的歷史檔案可根據(jù)國(guó)家檔案局和保監(jiān)會(huì)的要求結(jié)合用戶(hù)單位的實(shí)際需求設(shè)計(jì)一套完整的整理方案，使原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化的處理與檔案系統(tǒng)同步；
④信息及時(shí)化處理：檔案系統(tǒng)中設(shè)有自動(dòng)信息提示，如對(duì)話(huà)框提示、手機(jī)短信提示、郵件提示功能，方便對(duì)檔案借閱、移交、鑒定銷(xiāo)毀審批和對(duì)檔案保管期限的判斷；
⑤多種查詢(xún)方式：查詢(xún)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的多種查詢(xún)需要，有檔案條目檢索、全文檢索、簡(jiǎn)單檢索、**檢索、跨庫(kù)檢索等功能；
⑥統(tǒng)計(jì)方法多樣。統(tǒng)計(jì)功能有年報(bào)統(tǒng)計(jì)、明細(xì)統(tǒng)計(jì)、利用情況統(tǒng)計(jì)、檔案保管統(tǒng)計(jì)、操作日志統(tǒng)計(jì)等；
⑦提高信息準(zhǔn)確率。由系統(tǒng)自動(dòng)將檔案著錄信息進(jìn)行摘錄，減少人工操作的錯(cuò)誤率。?
二、紙質(zhì)檔案解決方案：
①**、高速運(yùn)作：批量檔案整理、批量圖像處理、全文檢索、數(shù)據(jù)加密、文本錄入、批量數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、PDF、OCR漢字識(shí)別等技術(shù)，針對(duì)各種業(yè)務(wù)檔案類(lèi)型，按照不同年代和格式選擇的靈活性，制定出不同的生產(chǎn)流程，從人員、設(shè)備、軟硬件的配備方面，都有嚴(yán)格的質(zhì)量控制和全面的監(jiān)督和管理；
②設(shè)備先進(jìn)：自主研發(fā)的影像掃描系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化圖像處理，自動(dòng)去除圖像黑邊、傾斜校對(duì)、去污點(diǎn)、文字加深、變淺等，所生成的文件格式能夠方便地掛接到檔案管理系統(tǒng)中，且自動(dòng)攜帶壓縮技術(shù)、OCR全文識(shí)別技術(shù)等，快捷掛接到檔案系統(tǒng)中，減少存儲(chǔ)空間；
③操作安全：采用局域進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的操作，加工人員不得攜帶任何存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)入辦公現(xiàn)場(chǎng)，防止數(shù)據(jù)的泄密，每天上下班安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)文檔質(zhì)量及數(shù)量嚴(yán)格的核對(duì)與交接，將清查情況詳細(xì)記錄在案；
④紀(jì)律嚴(yán)明。嚴(yán)格遵循國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及用戶(hù)的實(shí)際需求進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工。
